ЭСФ (электронный счет-фактура) продавец создает в ИС ЭСФ на портале КГД и заверяет своей ЭЦП. По этим данным орган государственных доходов видит обороты компании почти в реальном времени, поэтому от аккуратности в этих документах напрямую зависит спокойствие бухгалтерии.
ЭСФ простыми словами: роль в учете
Бумажный счет-фактура в Казахстане давно уступил место электронному. Покупатель получает документ в своем кабинете системы, а сведения о сделке сразу попадают в базу КГД. Для плательщика НДС электронный счет-фактура служит основанием для зачета налога у покупателя: без корректного ЭСФ продавца покупатель рискует потерять право на зачет.
Кроме налоговой функции, электронный счет-фактура помогает выстроить дисциплину учета. Каждая отгрузка фиксируется с датой, суммой и реквизитами сторон, а значит, сверка с контрагентами занимает меньше времени.
Кто обязан выписывать электронный счет-фактуру
Круг обязанных лиц определяет налоговое законодательство, а с 2026 года правила задает обновленный НК РК. В общих чертах выписывать ЭСФ должны:
- плательщики НДС по облагаемым оборотам;
- участники операций с товарами, по которым оформляется сопроводительная накладная (СНТ) или ведется виртуальный склад;
- поставщики по ряду договоров государственных закупок;
- участники отдельных операций в рамках ЕАЭС.
Компании, которые не обязаны оформлять такие документы, вправе делать это добровольно. Многие покупатели просят электронный документ, потому что им так проще вести учет.
Многие пытаются исправить ошибку в ЭСФ удалением или выпиской нового документа с нуля. Так делать нельзя: для правки выписывают исправленный либо дополнительный ЭСФ. Я рекомендую до начала работы проверить, обязана ли компания выписывать ЭСФ по конкретной операции, и регулярно сверять счета-фактуры с декларацией.
Айман МамаховаОснователь Fin&Tax consulting, ex-EYКак выписать ЭСФ: порядок действий
- Получите регистрационные ключи ЭЦП НУЦ РК и пройдите регистрацию в ИС ЭСФ на esf.gov.kz.
- Для компании назначьте пользователей и выдайте им права: кто выписывает, кто подписывает, кто только просматривает.
- Создайте новый документ, выберите получателя по БИН или ИИН и проверьте, что система подтянула верные реквизиты.
- Внесите позиции: что продаете, в каких единицах, сколько, по какой цене и с какой ставкой НДС.
- Укажите дату совершения оборота и реквизиты договора, если их требует система.
- Подпишите ЭСФ ключом и отправьте. Проверьте статус: документ должен перейти в состояние «доставлен».
Базовый срок: с даты оборота и до истечения 15 календарных дней с этого момента. Для ряда операций в НК РК прописаны особые сроки. Нарушение срока чревато штрафом и проблемами с зачетом НДС у покупателя.
Ошибки в ЭСФ и как их исправить
Отправленный документ нельзя просто удалить. Исправления оформляются отдельными документами, и важно выбрать правильный тип.
| Ситуация | Что делать | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Неверные реквизиты покупателя или ошибка в цене | Выписать исправленный ЭСФ | Исходный документ аннулируется системой, покупателю нужно принять новый |
| Изменилась сумма сделки после отгрузки | Выписать дополнительный ЭСФ | Нужно основание: допсоглашение, акт, возврат товара |
| Документ выписан ошибочно, сделки не было | Отозвать ЭСФ | Отзыв возможен в ограниченный период и с учетом статуса документа |
| Покупатель отклонил документ | Выяснить причину, выписать документ заново | Отклоненный ЭСФ не дает покупателю права на зачет |
Как ЭСФ связан с отчетностью и уведомлениями
Система автоматически сопоставляет данные электронных счетов-фактур с декларацией по НДС, а также с отчетностью контрагентов. Если обороты в ЭСФ не совпадают с декларацией, в кабинет налогоплательщика приходит уведомление камерального контроля. Частые причины: документ выписан в одном периоде, а оборот отражен в другом; покупатель взял в зачет НДС по ЭСФ, который позже отозван; поставщик оказался в списке лжепредприятий.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, ежемесячно сверяйте реестр выписанных и полученных документов с данными учета до сдачи декларации. Если уведомление уже пришло, разобраться поможет услуга ответа на уведомления камерального контроля.
Короткий чек-лист для бухгалтера
- Сверять реестр ЭСФ с книгой продаж и покупок каждый месяц.
- Контролировать входящие документы и отклонять ошибочные сразу.
- Следить за сроком действия ЭЦП пользователей системы.
- Хранить договоры и акты, на которые ссылаются счета-фактуры.
Если в компании много отгрузок, а штатного специалиста нет, выписку и контроль электронных счетов-фактур удобно передать на аутсорсинг бухгалтерии.
Почему Fintax
Fin&Tax consulting работает в Алматы и ведет учет компаний, для которых ЭСФ, СНТ и виртуальный склад - ежедневная рутина. В команде есть специалист с 17-летним стажем, который глубоко знает электронные счета-фактуры, сопроводительные накладные, ВЭД и госзакупки. Основатель Айман Мамахова прошла школу аудита EY, а на счету команды более 250 отработанных налоговых уведомлений. Напишите в WhatsApp или оставьте заявку, и мы проверим, как у вас устроена работа с ЭСФ.
